Job opportunities
Spécialiste en soutien administratif – Administration – Montréal, Québec, Canada
Nous vous offrons l’occasion de vous joindre à une équipe dynamique dans une entreprise reconnue pour son excellence dans le secteur du génie-conseil. Chez HH Angus, nous accordons de l’importance à nos employés et nous nous efforçons de créer une culture d’apprentissage, de croissance et de réussite.
Nous cherchons actuellement à pourvoir un poste de spécialiste en soutien administratif pour notre bureau de Montréal en pleine expansion.
HH Angus s’est engagée à l’égard du bien-être et d’un bon équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Nous aimons notre travail, mais nous aimons également prendre du temps pour nous. Parmi les activités sociales proposées, on compte les activités sportives, l'engagement communautaire, les sorties d'équipe et les actions caritatives. Notre culture d’entreprise exceptionnelle explique en grande partie pourquoi autant d'employés souhaitent rester et pourquoi nous comptons plus de trente employés avec trente ans de service au sein de l’entreprise. Le ou la spécialiste en soutien administratif est sous la supervision directe du directeur administratif du bureau.
Chez HH Angus, nous soutenons votre perfectionnement professionnel pour vous aider à atteindre vos objectifs de carrière. Venez vous réaliser avec nous.
Responsabilités du poste:
Relevant du bureau de Montréal, cette personne aura la responsabilité de soutenir les activités quotidiennes des bureaux de Montréal et Ottawa, notamment :
- Soutenir les besoins administratifs quotidiens de HH Angus.
- Gérer les processus de saisie bureautique.
- Répondre aux appels téléphoniques et être la personne-ressource pour les clients internes et les clients externes, offrir un service professionnel et des réponses aux demandes de renseignements, diriger les requêtes de manière à assurer un bon service client.
- Gérer le calendrier, notamment procéder à la planification, répondre aux demandes de réunion, réserver les salles de réunion, préparer les ordres du jour, assurer le suivi des résultats mensuels, trimestriels et annuels, le cas échéant.
- Assurer la réception et la livraison de la correspondance à l'intérieur et à l'extérieur du bureau, y compris par l’entremise de Postes Canada et de services de courrier nationaux et locaux.
- Coordonner les réunions internes et externes, les ordres du jour, les procès-verbaux et les autres documents de réunion.
- Assister aux réunions si nécessaire pour rédiger les procès-verbaux.
- Se charger du service de traiteur pour le bureau.
Aider au renouvellement des adhésions professionnelles, au suivi du perfectionnement professionnel continu et aux inscriptions aux formations, conférences, séminaires et affiliations collectives.
- Aider, le cas échéant, à l'examen des contrats, par exemple, comparer des documents.
- Remplir et soumettre les notes de frais pour les gestionnaires du bureau.
- Prendre les dispositions pour les déplacements des cadres et des employés.
- Coordonner les événements de l’entreprise, les activités sociales et les autres activités pour le bureau.
- Surveiller et assurer le suivi des informations relatives aux politiques du client (par exemple, COVID), aux demandes d'assurance, aux sièges de bureau, à l'EPI en matière de santé et de sécurité et à la coordination de la formation du personnel.
- Apporter son soutien au CMSS du bureau, notamment en assurant la préparation des réunions et en coordonnant les inspections.
- Apporter son aide à la gestion des demandes de traduction.
- Assurer l’administration générale, comme la dactylographie, la mise en page de rapports et de devis, et la correspondance générale.
- Aider à la gestion des documents, le cas échéant.
- Coordonner les dispositions prises pour les nouveaux employés, y compris la préparation du poste de travail, la gestion des exigences informatiques et l'orientation propre à chaque employé.
- Coordonner les fournitures de bureau et de papeterie pour le bureau.
- Autres responsabilités, selon les besoins.
La personne retenue possède les compétences et l’expérience ci-dessous:
- Diplôme en administration de bureau
- Bilinguisme parfait
- 3 à 5 ans d’expérience dans des fonctions administratives de bureau
- Expérience de la gestion de bureau et des activités quotidiennes
- Excellente maîtrise de la suite MS Office.
- Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale.
- Excellent sens de l’organisation et de gestion du temps.
Nous offrons un régime de rémunération concurrentiel dans un environnement exceptionnel axé sur la croissance et le perfectionnement. Si vous souhaitez poser votre candidature, veuillez envoyer votre curriculum vitæ et votre lettre de motivation à careers@hhangus.com ou les soumettre sur le portail ci-dessous. Veuillez vous assurer d’indiquer le titre du poste dans le champ objet.
HH Angus s’est engagée à offrir un environnement de travail accessible. En cas de demande au cours du processus de recrutement, HH Angus apporte les adaptations requises pour accommoder les personnes handicapées. Pour de plus amples renseignements sur notre programme d’accessibilité, veuillez vous reporter à notre politique sur l’accessibilité.
Nous remercions tous les candidats et candidates pour leur intérêt, mais nous communiquons uniquement avec les personnes qualifiées. Nous souscrivons au principe de l’égalité d’accès à l’emploi.
Back to Career Opportunities